Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten beim Besuch von ketaro.de, bei einer Anfrage an uns, im Kundenportal und in der Zusammenarbeit mit Kunden anfallen.

Wie unsere Produkte selbst arbeiten — was ein Gerät am Empfang oder die App auf einem Prüfgerät verarbeitet —, beschreibt die technische Datenschutzdokumentation. Dort verarbeiten wir Daten im Auftrag unserer Kunden; verantwortlich ist dann der jeweilige Betreiber. Siehe Punkt 13.

1. Verantwortlicher

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht zu benennen. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Keine Analyse, kein Tracking, keine fremden Einbindungen

Auf unseren öffentlichen Seiten setzen wir keine Analyse-Werkzeuge, keine Zählpixel, keine Werbedienste und keine Einbindungen fremder Anbieter ein. Schriften, Bilder und Skripte liefern wir ausschließlich vom eigenen Server aus. Beim Aufruf dieser Seiten entsteht keine Verbindung zu Google, einem Inhaltsnetzwerk oder einem sonstigen Dritten.

Die öffentlichen Seiten setzen keine Cookies. Cookies entstehen erst im Kundenportal und nur, soweit die Anmeldung sie technisch braucht (Punkt 6). Deshalb gibt es keinen Cookie-Hinweis: Es wäre nichts einzuwilligen.

3. Aufruf der Website

Beim Abruf einer Seite verarbeitet unser Webserver die Daten, die Ihr Browser dabei übermittelt: IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge sowie die mitgesendeten Kopfzeilen, etwa Browserkennung und verweisende Seite. Zugangsdaten und Cookies werden nicht protokolliert.

Wir brauchen diese Daten, um die Seiten auszuliefern und Angriffe zu erkennen und abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere Betrieb. Wir führen die Protokolle nicht mit anderen Daten zusammen und werten kein Nutzungsverhalten aus.

Speicherdauer: 14 Tage. Danach werden die Protokolle automatisch gelöscht.

4. Anfragen per E-Mail, Telefon und Kontaktformular

Wenn Sie uns schreiben oder anrufen, verarbeiten wir Ihre Angaben, um die Anfrage zu beantworten.

Über das Kontaktformular erhalten wir: Ihr Anliegen, Ihren Namen, Ihre Einrichtung, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht, und — wenn Sie es angeben — Ihre Telefonnummer und wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind. Das Formular wird als E-Mail an unser Postfach zugestellt. Ihre Anfrage wird nicht in einer Datenbank dieser Website gespeichert.

Zum Schutz vor automatisierten Einsendungen enthält das Formular ein verstecktes Feld, das Menschen nicht ausfüllen, und es begrenzt die Zahl der Absendungen je Absender. Dafür wird Ihre IP-Adresse etwa eine Minute lang im Arbeitsspeicher des Servers vorgehalten und nicht gespeichert. Ein Captcha setzen wir nicht ein.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Beantwortung Ihrer Anfrage. Wir löschen Anfragen, sobald sie erledigt sind, spätestens nach zwei Jahren. Führt eine Anfrage zu einem Vertrag, gelten die Fristen aus Punkt 7.

Es gibt keinen Newsletter, und wir verwenden Ihre Angaben nicht für Werbung.

5. Registrierung

Über die Seite „Registrieren“ beantragen Einrichtungen einen Zugang zum Kundenportal. Wir erhalten: die Art Ihrer Einrichtung, den Namen der Organisation, den Ort, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, und — wenn Sie es angeben — den geplanten Umfang, Ihre Telefonnummer und eine Anmerkung.

Wir prüfen den Antrag und melden uns. Ein Konto entsteht erst, wenn wir den Antrag freigeben und Sie einladen; bis dahin wird nichts in einer Datenbank gespeichert. Der Antrag wird wie das Kontaktformular als E-Mail zugestellt und ebenso gegen automatisierte Einsendungen geschützt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Abgelehnte oder nicht weiterverfolgte Anträge löschen wir spätestens nach zwei Jahren.

6. Kundenportal

Kunden erhalten Zugang zu einem geschlossenen Bereich unter ketaro.de/login. Dort verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und Rolle der Personen, die der Kunde benennt, sowie ein Protokoll der im Portal vorgenommenen Änderungen (wer, was, wann). Passwörter speichern wir ausschließlich als nicht rückrechenbaren Hashwert. Einladungslinks gelten 72 Stunden, Links zum Zurücksetzen des Passworts zwei Stunden.

Cookies im Portal. Für die Anmeldung setzt das Portal drei Cookies: einen Schutz gegen untergeschobene Anfragen und einen Merker für die Rückkehr nach der Anmeldung, die beide mit dem Schließen des Browsers verfallen, sowie nach der Anmeldung ein Sitzungs-Cookie, das bei der Abmeldung, spätestens nach 30 Tagen, verfällt. Sie sind für die Anmeldung unbedingt erforderlich und brauchen deshalb keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie dienen keiner Reichweitenmessung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags mit dem Kunden) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit wir Beschäftigte des Kunden verarbeiten; unser berechtigtes Interesse ist die sichere Bereitstellung des Portals. Konten bestehen, bis der Kunde sie entfernt oder der Vertrag endet. Das Änderungsprotokoll löschen wir nach 365 Tagen.

Daten der Geräte und Apps — Erkennungsmeldungen, Betriebsdaten der Geräte, die Daten im Portal des Kunden — verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Kunden auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich ist dafür der Kunde.

7. Vertragsabwicklung

Mit Kunden und Erprobungspartnern verarbeiten wir die Daten, die wir für Angebot, Vertrag, Einrichtung, Betreuung und Abrechnung brauchen: Namen und dienstliche Kontaktdaten der Ansprechpersonen, Anschrift der Einrichtung, Vertrags- und Rechnungsdaten. Die Rechnungsstellung läuft über eine Anwendung auf unserem eigenen Server.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Nach Vertragsende bewahren wir auf, was das Steuerrecht verlangt (§ 147 AO): Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Alles Übrige löschen wir.

8. Kontaktaufnahme im Vertrieb

Wir sprechen Einrichtungen, Verbände und Betreiber gezielt an. Dafür verarbeiten wir Name, Funktion, Einrichtung und dienstliche Kontaktdaten der jeweils zuständigen Person. Diese Angaben stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen — Websites der Einrichtungen, Branchenverzeichnissen, beruflichen Netzwerken — oder aus einem persönlichen Gespräch.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Ansprache möglicher Geschäftspartner. Wir geben die Angaben nicht an Dritte weiter und löschen sie, wenn sich keine Zusammenarbeit ergibt, spätestens zwei Jahre nach dem letzten Kontakt. Widersprechen Sie, löschen wir die Angaben sofort und nehmen nur Ihren Namen und Ihre Einrichtung in eine Sperrliste auf, damit Sie nicht erneut angesprochen werden.

9. Dienstleister und Empfänger

Wir setzen nur zwei Dienstleister ein, die personenbezogene Daten von Ihnen sehen können. Mit beiden besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

• netcup GmbH, Karlsruhe — Server und Datenbank für Website und Kundenportal, in einem Rechenzentrum in Nürnberg.
• Google Ireland Limited, Dublin — unser E-Mail-Postfach und der Versand von E-Mails, auch der Nachrichten aus dem Kundenportal (Einladungen, Zurücksetzen des Passworts, Störungshinweise) und der Formulare. Verarbeitet werden Absender, Empfänger und Inhalt der Nachrichten.

Google Ireland gehört zum US-Konzern Google, der Rechenzentren weltweit betreibt. Eine Verarbeitung außerhalb der EU, insbesondere in den Vereinigten Staaten, lässt sich deshalb nicht ausschließen. Für die USA ist Grundlage der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), unter dem Google LLC zertifiziert ist; im Übrigen gelten die Standardvertragsklauseln der Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Möchten Sie das vermeiden, rufen Sie uns bitte an: +49 1567 8519231.

Darüber hinaus erhält niemand Ihre Daten, außer wir sind gesetzlich dazu verpflichtet. Rechnungsdaten erhalten das Finanzamt und, sobald wir eine beauftragen, eine Steuerberatung, die einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegt.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine formlose E-Mail an kontakt@ketaro.de genügt.

Unabhängig davon können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

11. Ihr Widerspruchsrecht

Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Ansprache im Vertrieb (Punkt 8) können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO).

Eine formlose E-Mail an kontakt@ketaro.de genügt.

12. Pflicht zur Angabe, keine automatisierte Entscheidung

Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten anzugeben. Ohne Kontaktangabe können wir eine Anfrage aber nicht beantworten, und ohne die Angaben nach Punkt 7 keinen Vertrag schließen. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall, auch ein Profiling, findet nicht statt.

13. Unterlagen für Ihren Datenschutzbeauftragten

Auf Anfrage schicken wir Ihnen ohne Registrierung: die technische Datenschutzdokumentation, die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, unseren Entwurf des Vertrags zur Auftragsverarbeitung, die Schwellwertanalyse mit einer Vorlage für die Datenschutz-Folgenabschätzung und das Datenflussdiagramm. Eine kurze E-Mail an kontakt@ketaro.de genügt.

14. Stand

05.10.2026. Wir passen diese Erklärung an, sobald sich die beschriebenen Verarbeitungen ändern.